EvernoteDays2014が日本科学未来館で7月11日12日と二日間にわたって開催されました。

その中で、PFUさんの「事例で学ぶ！Evernote と ScanSnap でビジネスを効率化するドキュメント管理とは!?」の中で、PFU 山口さんとNTTドコモ 源河さんと書類の管理とScanSnapとEvernoteの関係についてのセッションと、アンバサダーセッションで「Evernoteを最強の営業ツールに」という内容で福岡のスモールビジネスアンバサダーの川添さんとお話させてもらいました。

展示ブースにもHappyPrintersとして出店させてもらったりとたのしい二日間になりました。

ひとつのWEBサービスのイベントなんですが、記憶や脳についての有料セッションから、連携サービスや商品のブースやセッション、アンバサダーセッションなどEvernoteを起点としたつながりの広さを感じるイベントでした。

Evernoteと愉快な仲間たち

受付を済ませると目に飛び込んでくるのはこのポストイットアートでした。

一枚一枚にメッセージが書いてあり、来場者みんなでつくり上げる作品が圧巻でした。

EvernoteMarket

セッション会場以外ではEvernoteMarketのサンプルが並んでいました。WEBという仮想な世界とリアルをつなげるというMarketの商品は普段見ることが出来ないので、かばんやTシャツなどさわり放題でした。Tシャツは本当にかっこいいから何枚か買いたいなと思います。
Evernote Marketはこちら

PFUさんの ScanSnap

紙をデジタルに変換する為のマストアイテムPFUさんScanSnapブースもバッチリです。ScanSnapアンバサダーもさせてももらってるんですが、EvernoteとScanSnapって結局すごい近い場所に位置するので境界線はほとんど無いんじゃないかなと思っています。

コクヨさんの CamiApp

そしてコクヨさんのCamiAppもアンバサダーをさせてもらっていて、もちろんでてました。2日目はなぜか制服コスでした。やっぱり商品陳列のプロのブースは違います。全ラインナップを並べる什器がばっちりとセッティングされてます。

コクヨさんの「紙とEvernoteについて」のセッションがすごく面白かったという噂を聞きました。見てみたかったです。

セッション「事例で学ぶ！Evernote と ScanSnap でビジネスを効率化するドキュメント管理とは!?」

PFUさんのセッションに参加させてもらいました。PFUの山口さんから商品の説明などなどがありました。ScanSnapを使っている人の中でEvernoteを使っている人はおよそ50%くらいいるそうです。

紙の書類をきちんとEvernoteに簡単に保管しようとすると正直今のところScanSnap一択なような気がします。

撮影　木本 実

一緒に登壇したのは、一緒にScanSnapアンバサダーをしているNTTドコモの源河さんです。僕は中小企業の活用例などを話し、源河さんは大企業からの視点で話しました。組織の大きさやセキュリティ体制などはレベルが全く違います。

だからこそ、大企業より中小企業はEvernoteを使うことで機動力が圧倒的に上がるので、規模で勝てないのをスピードと柔軟性で勝負できる時代なんじゃないかなと思っています。

アンバサダーセッション「Evernoteを最強の営業ツールに」

「最強の営業ツールに」なんてすごいタイトルですが、本当は最強かどうかはわからないけど、今までで一番無理なくすんなりと毎日使い倒せているWEBサービスがEvernoteだし、他のツールみたいに新しいサービスがでたら乗り換えようというような代替がもう効かないツールになっていることは事実です。

そして最近思うのは、仕事が出来る人はツールに頼らなくても仕事をこなせるかも知れないですが、物忘れもあるし、紙の書類をなくすことも多いので、それを補うために便利なサービスを使っているというのが本音なんです。

今回は一緒にスモールビジネスアンバサダーの川添さんと話しました。
川添さんはフリーランスでファザーリングジャパンなどの活動もされています。そしてマインドマッパーです。

今までってノートブックの数が多いとすごい！みたいな感覚を受けることもありました。そろそろEvernoteを導入して何年も立ってくるとノート数がある時期を超えると飽和してきます。ゴミみたいなノートがあったりしてきます。

最近は今までのようにどんどんためていくのではなく、仕事で使っていく上ではノートの質を上げていくのが大切だなと思っています。

とはいえ、貯めるだけで価値のある情報もあり、それは積み重ねなのでノート数がものをいう場合もあります。
なので、「貯める」ノート、「育てたり磨く」ノート、を意識していき、これからは積極的に「共有」するノートを作っていって、今までEvernoteを「個人」の外部脳として使っていたものを「組織」の外部脳に拡張してくことでもっと広がりが出てくると思っています。

貯めるノートブック

例えばためていくといえば、普段はインターネットFAXを使っているんですが、こういう情報はずっっとためていきます。たまに昔のFAXを見たりすると簡易日報のようにどんな仕事をしていたか思い出したりします。後から使いそうなものだけはタイトルを変更して検索にHITするようにしています。

あとはハガキなどもためていく典型的なものです。今はスキャンしても原本は保管しているんですが、きっと近いうちにスキャンしたものを廃棄するようになるのかもなと思ったりしています。

磨く・育てるノートブック

一つのノートブックを追記したり、マージしたりしてどんどんリッチなノートにしていく性質のノートが最近増えてきました。

たとえば海外出張の時などに事前の準備や現地での情報などは事前に一つのノートにまとめて置いて、それをオフラインノートにしてタブレットやiPhoneで持ち歩きます。これは一度やると本当に便利です。今までに都度都度メールを検索したりネットで調べ直すという手間がありません。

そしてそのまま現地での行動も記録して出張報告にそのまましていき、みんなに共有します。

面倒なことこそ最小限の手間で。

名刺も「貯める」ノートのようですが、その人にまつわる情報や、署名などをコピペしておいたりすることでCRM的に使うことも可能です。実際に僕は住所等何回も使う情報のコピペ元としてEvernoteを使っています。

名刺はScanSnapで撮りっぱなしです。そして取り込んだ後日に検索した人は今後も連絡を取る可能性のある人が多いと思っているので、ノートのタイトルに会社名と名前など最低限のことだけタイトル付するようにしています。

整えて共有するノートブック

今までは個人の補助脳としてノートを作っていた時は自分がわかればいいのでルールなど曖昧でした。ただ、EvernoteBusinessを導入するときに自分以外の人が見た時に迷わないように整理整頓をしました。

Evernoteでチームメンバーで共有する事で目標とするのは、

暗黙知から形式知として組織全体へ伝える手段になり、属人的な作業のリスクを分散してチームに帰属する仕事の仕方に変えていきたいなと思います。

営業として見積もりや部材の値段などは見積もりを提出する「原価表」は入れて持ち運んでいます。
そして組織内で共有していく先には、別組織とも組織間でマッシュアップやコラボがどんどん増えてきていると面白くなってきます。

EvernoteBusinessの日本語版の動画で紹介してもらったんですが、今はいろいろ協力している企業さんと共有化できるようにしています。

組織外の人とも共有が始まるとさらなる整理整頓はあまり関係ありません。
うちでは目次ノートを作って、それのリンクをリマインダーで上位表示するようにしています。

いろいろ多機能過ぎて何に使っていない人が大半だと思うので自分なりの便利な使い方をマスターして自己流で進めるのがいいかなと思います。

HappyPrintersも出店してインタラクティブプリンティングしました。

撮影　木本 実

Evernoteのこの日だけ限定のロゴを印刷したグッズを目の前で印刷して販売したりしました。

愛されるサービス設計

この二日間感じたのは「たんなるWEBサービスであるEvernote」ではなく「他のサービスとつながるだけでなく、リアルな商品のMarketも持っている強さはこれから数年でもっと強くなるんだろうなと思いました。

しかしたのしい二日間でした。